第1回 333複合地区 PR情報・IT委員会 議事録

日時 : 2023年10月13日(金) 15:00～17:00
場所 : 333複合地区事務局
司会 : 事務局管理委員Ｌ堀江清貴　　　　　
◎出席者
333 複合地区ガバナー協議会議長　　　Ｌ星野勝美
333 複合地区相談役・前ガバナー　　　　Ｌ松本宰史（Zoom）
333 複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ水沼孝夫
333 複合地区事務局管理委員長　　　　　Ｌ小池浩
333 複合地区事務局管理委員　　　　　　Ｌ堀江清貴
333 複合地区ＰＲ情報・ＩＴ特別委員　　Ｌ高橋昌男（Zoom）
333 複合地区ＰＲ情報・ＩＴ特別委員　　Ｌ千賀喜道
333-A 地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ伊藤直之
333-Ｂ地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ石川悦史（Zoom）
333-Ｃ地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ川名融郎
333-Ｄ地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ太田吉昭
333-Ｅ地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　　　Ｌ飯田修（欠）

≪進行≫
１．開会　司会による出席者確認、議事録署名人、議事録作成人、完成時期の確認
　　出席者確認　Ｌ堀江管理委員、　議事録署名人Ｌ水沼委員長、　議事録作成人　Ｌ伊藤A地区委員長

２．333複合地区ガバナー協議会議長挨拶Ｌ星野勝美
国際協会のホームページ（以下、HPと表記）改良も含め、HP自体が、ライオンポータルへ変わるとの検討もあり、サバンナも縮小して、そちらの方に移行の方向。テクノロジーを下支えして使っていくことによって生産性が向上するので審議をして、良い方向に導いて行っていただきたい。

３．333複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長挨拶　　Ｌ水沼孝夫
　　➀今後は複合としてきちっとHPを運営・管理していきたい②来年一月にライオンポータルが一新されるということで、今までMy Lion・MyLCIやサバンナなど色んなシステムが相乗りなって、バラバラだったものが一本化される。セールスフォースという世界でも大きなＩＴ企業のもとで一元化されて新しいポータルサイトができる予定。使い方については、既にベータ（英語）版が出ている。

４．参加者自己紹介
　５．議題
（１）複合HP管理者とバックアップ体制　　　　　333 複合地区相談役　Ｌ松本宰史
複合HPの運営・管理をして約10年。それまでは、333複合地区の特別委員が行い、それを引き継い　　　　　　　　　　　　　　でいる。運営・管理は１人ではなく、数名で行った方が良いと考え、今後のサポート体制を委員会で話　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　し合うべく、皆様の意見を頂戴したい。複合HPの管理については、数名体制で行うことが目標。

○勉強会については？
これからHP運営・管理のみならず、ITに関して、複合的に勉強を重ねて、色々な面で携わっていける人を募集をしたい。プレゼンテーションソフトのパワーポイントをどういう風に組み立てるのか、という相談を多数受けていることを鑑みて➡パワーポイントの作り方の勉強会をする。更にHPのことについても、触れられるといい。

○複合HPについての現況としては？
フリーソフトのワードプレスで組み立てをしている。それをある程度の知識を持って、いじれる人であれ
ば良いが、そうでないとエラーを起こす可能性がある。エラーから、サイトが突然消えてしまうという問題が生じることもある。そのあたりのバックアップ体制も現在、いろいろなソフトやデータ保存を使って２重３重にしている。

Ｌ太田D地区委員長
日本ライオンズのHPは、一社に任せていたが、連絡が取れなくなり問題になった。ＩＤやパスワード等の情報を何社かで共有して持っていることが必要。どういう方法でバックアップしているかを数社で共有すれば対応できる。製作に自由度があると。各社で差がでてしまうので、ある社が管理で、あとはバックアップとか、持ち回りで管理するとか、やり方はいろいろある。

Ｌ川名C地区委員長
うちの会社は、Webサイトを作成しているが、専任は１人。難しいのは費用発生をどうするのか。無償でやるのか、費用をみてくれるのか。月に30～40時間もかかるようであればきつい。5～6時間程度であればボランティアでもなんとか。その辺の予算があるかないか。　　

Ｌ松本相談役
現費用は原価のみ。手間賃は無償。原価の内訳は、レンタルサーバー、月千数百円で年間1万円弱。eBookソフトで、合同会議資料・年次大会記念誌を閲覧できる。年間2～3万円位。合計すると原価が年に４万円弱。私も議長をやったりして、なかなか時間が取れない状況が続いた。参考までに、ライオン誌HPの運営・管理は年額60万円。
　
Ｌ水沼委員長
ボランティアでは、継続的に難しいので、予算を取って継続的に責任をもってやっていくかたちにしていかないといけない。そうしないと、担当者が変わっても出来るということにならない。一人に負担がかかったり、実費だけでやってもらうのは難しい。今までは好意であったが。

Ｌ松本相談役
Ｌ川名C地区委員長の提案のように、IDとパスワードを共有して、３社で見ていただいて、どういうかたちにすべきか見てもらいたい。Ｌ石川A地区委員長Ｌ川名C地区委員長、Ｌ太田D地区委員長、のところで見てもらって良い提案を出していただく。

Ｌ太田D地区委員長
複合地区として発信したい情報に何があるのか。見る側がどういう情報がほしいのか。どういう風にHPに仕事をさせたいのか。本来はアクセス解析して適切にサイトを構築する必要がある。もし共同で管理するなら、サイトの設計自体を見直して使いやすいようにした方がよい。印刷物をどういう形でストックするかによって、見せ方も費用も変わるのでデザインを改めて考えなければならない。

Ｌ松本相談役
複合のHPに求められているものはYCE。YCEの世界の窓口は地区よりも複合である。目先の仕事として、そこを充実させること。複合では、eBookを重要視しており、年次大会記念誌、合同会議資料など重要な資料があり、将来的にも記録として残しておかなければならない。HPでいつでも見られるという安心感もある。纏めると、主に掲載していきたいのは、資料的なもの、委員会活動報告、海外向けのＹＣＥ活動・募集要項である。

Ｌ水沼委員長
国際協会の方から新しいポータルサイトが立ち上がる。準地区ではそれぞれHPがある、その間を補完するものとして、委員会活動、複合の様々な会議を網羅するアーカイブをリニューアルする。持ち回りであっても移行できるようなシステムにする。問題は費用。複合地区予算の中で担保する。議長に承諾してもらい出来れば今期中にリニューアル着手したい。

（２）新ライオンポータルの移行について　　333 複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員長　Ｌ水沼孝夫
新ライオンポータルは、来年の１月より、運用開始予定。重要なのは、固有のメールアドレスが必要であること。ライオンアカウントの情報更新をお願いしたい。
　　　　　　　　
Ｌ松本相談役
ライオンアカウントの登録に関しては、Ｃ地区では４年前、全会員100％のメールアドレスを取得した。持っていない会員は、IT委員会の方で用意した。それ以降入会された会員は持っていない方もある。各地区の新入会員オリエンテーションのメニューにライオンアカウントの登録を必ず入れてもらいたい。新ライオンポータルの移行については、今年度の最重点施策として位置付けている。

○ライオンポータルの位置づけは？
Ｌ水沼委員長
国際協会のバラバラだった情報（MyLion、MyLCI、Learn、Insigts ）サイトを一元化、１月に完全移行。
○各クラブへの周知はどういうやり方がよいのか？
Ｌ水沼委員長

国際協会のHPの新ライオンポータルの紹介ページにイメージやどんなことができるかなどの説明や動画がある。紹介と共に複合地区ＰＲ情報・ＩＴ委員会から各地区に、個人固有のメールアドレス及びライオンアカウント取得を促す文書を発出したほうがよい。実際に配布資料のように、発信しようと考えている。

Ｌ松本相談役
１月以降に、説明会が必要ではないか。それに向けて考えていかなければならない。

Ｌ太田D地区委員長
登録をお願いするときに、ライオンポータル変更の概要と必要性の説明を求められると思いますが。

Ｌ水沼委員長
今のところ、一元化されたというだけで使い勝手は今までとあまり変わらないが、これを機に登録してもらって、国際協会の会員ページに入ってもらいたい。

Ｌ伊藤A地区委員長
今年5月のオセアル調整事務局からの動画説明では、アカウントのメールアドレス情報を変更しただけでは、アカウントIDは変わらない、変更するためには、オセアル調整事務局に変更申請する必要があるとあった。

Ｌ松本相談役
MyLCIに登録したメールアドレスは、ライオンアカウントにリンクしていないので、それぞれに変更が必要。

Ｌ水沼委員長
国際協会からの資料では、MyLCIから情報更新ができるとなっているが、オセアル調整事務局に要確認。
　
（３）複合ＩＴ勉強会（仮称）構想　　　　　　　　　　　　　　　　　333 複合地区相談役　Ｌ松本宰史
人を育てる勉強会を検討。ホームページの管理、パワーポイントの作り方、ほかにも勉強したいという要望があれば対応する。IT勉強会の人数については、各地区３名位で計１５名程度で考えている。一回やってみて好評であれば広げる。良ければ、WEB勉強会含めプログラムを考えてみたい。委員長にはそれに対する募集要項を考えて頂きたい。時期は、2024年2、3、4月頃でWEB開催を検討。

Ｌ伊藤A地区委員長
勉強会の対象となる方は、何年か続けていけるような方か、単年度で変わってしまうような立場の方か、ITをお分かりでない方なのか。

Ｌ水沼委員長
毎年役員が変わるわけですが、３年位の長期でみないと分からないのではないか。勉強してみたいと思う方に。各地区の役員が後々まで決まっているのであれば、ＰＲ・ＩＴ関係の役員の方、委員長、副委員長に参加して頂くとか。そいうことでなければ、新たに選考するとか、希望者を募るとか。いずれにせよ長く携わってもらいたい。

Ｌ川名C地区委員長
募集というより、３名なので直接声掛けしたほうがいい。各リージョンに、地区委員の中から選抜する方法もある。

Ｌ星野議長
役職というよりは、ＩＴに関心のある人のほうが、よいのではないか。役職でやると駄目。

Ｌ松本相談役
ＩＴ勉強会も毎年開催ではなくて、１回やってみて評価が出るわけだから、それを見て次を考える。数名程、勉強したいという要望を受けているので興味のある人で、先ずやってみて、それから次を考える。構想を作成するので11月の合同会議でアナウンスできるとよい。

（４）マーケティング補助金の進捗について　　　　333 複合地区事務局管理委員　Ｌ堀江清貴
Ｌ星野議長
C地区では、以前、入会案内パンフレットを作ったが、とても役に立った。また作りたいとなった時に、LCIFのマーケティング補助金でお金が出るという情報を掴んだので、取り合えず申請してみようとなった。

Ｌ松本相談役
委員会の名称について、考え直す時期に来ている。国際本部が力を入れているのが、マーケティング委員会で、ＩＴ関係はITテクノロジー委員会となっている。333-C地区では、情報・テクノロジー委員会と名称を変えている。基本的に複合から準地区のほうも委員会の名称を変えていく必要がある。情報・テクノロジー委員会とPRマーケティング委員会に分ける。マンパワーの問題もあるので、一緒でも良いが、必ず、マーケティングという言葉を入れた方がいい。国際本部の標準版組織表に照らし合わせて、各地区に委員会を整備するように、発信しなければならない。

（５）その他
６．議事録作成人による確認事項・決議内容の確認

７．次回委員会　　　2023年　1　月　　日（　　）新年会を兼ねて１月頃に対面で開催する
　　　　　　　
８．閉会　　

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